Retenção na fonte para prestador de serviço: IRRF, CSRF, INSS e ISS.

2 de outubro de 2026
Bruno Freitas

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A retenção na fonte para prestador de serviço é o desconto que o cliente faz no valor da nota fiscal para recolher impostos em nome de quem prestou o serviço. A empresa emite uma nota de R$ 10.000, o cliente deposita R$ 9.385, e a diferença de R$ 615 foi para a Receita Federal como CSRF (4,65%) e IRRF (1,5%), na conta da prestadora. O dinheiro não sumiu: ele virou crédito para abater dos impostos que a prestadora vai pagar. Mas se ninguém acompanhar, o crédito se perde e a empresa paga duas vezes.

São até quatro retenções diferentes sobre uma nota de serviço entre empresas, cada uma com lei própria, percentual próprio e regra própria de dispensa: IRRF, CSRF (a soma de CSLL, Cofins e PIS), INSS e ISS. Empresa do Simples Nacional está fora da maior parte delas, desde que avise o cliente do jeito certo. Este guia mostra quanto sai da nota em cada caso, quando o cliente não pode reter, e como recuperar o que foi retido.

Retenção na fonte para prestador de serviço: por que o valor que caiu é menor do que a nota

Retenção na fonte é uma técnica de arrecadação: em vez de esperar a prestadora apurar e pagar o imposto, a lei manda quem paga a nota descontar uma parte e recolher direto, em nome da prestadora. Para o governo, é garantia de recebimento. Para a prestadora, é antecipação: o valor retido é dela e será abatido do imposto que ela deve no fim do período.

Isso tem três consequências práticas. A primeira é que a retenção só existe em pagamentos de pessoa jurídica para pessoa jurídica, com algumas exceções para órgãos públicos e condomínios. Cliente pessoa física não retém nada. A segunda é que a retenção depende do tipo de serviço, não do tamanho da empresa: uma consultoria de dois sócios sofre IRRF de 1,5% do mesmo jeito que uma grande. A terceira é que a retenção nunca é custo. Ela é um adiantamento, e o problema aparece quando a empresa não confere o comprovante e deixa de compensar.

Para quem recebe de plataforma ou de pessoa física, como o criador de conteúdo, o mecanismo é outro, sem retenção na origem, e está explicado em CNPJ para criador de conteúdo.

As quatro retenções em uma tabela

Retenção	Percentual	Sobre o quê	Quando se aplica	Optante do Simples sofre?
IRRF	1,5% ou 1%	Valor bruto da nota	Serviços profissionais listados no RIR, comissões e propaganda (1,5%); limpeza, conservação, segurança, vigilância e locação de mão de obra (1%)	Não, com a declaração de optante
CSRF (CSLL 1% + Cofins 3% + PIS 0,65%)	4,65%	Valor bruto da nota	Serviços profissionais, limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores, locação de mão de obra, assessoria creditícia e cobrança	Não, com a declaração de optante
INSS	11%	Valor bruto da nota, menos material e equipamento discriminados	Cessão de mão de obra e empreitada	Só se tributado pelo Anexo IV
ISS	Alíquota do município (em BH, até 5%) ou alíquota efetiva do Simples	Valor do serviço	Nas hipóteses da lei municipal do tomador	Sim, pela alíquota informada na nota

A tabela é a resposta rápida. As seções seguintes explicam a base legal e as exceções de cada linha, porque é nas exceções que a maioria dos erros acontece.

IRRF: 1,5% ou 1%, em quais serviços

O imposto de renda retido na fonte sobre serviços entre empresas está no Regulamento do Imposto de Renda, o Decreto 9.580/2018. O art. 714 fixa 1,5% sobre “serviços caracterizadamente de natureza profissional” e lista, no § 1º, quarenta atividades: advocacia, contabilidade, consultoria, assessoria técnica, engenharia (exceto construção), arquitetura, medicina (exceto hospitais e pronto-socorro), odontologia, psicologia, fisioterapia, nutrição, auditoria, perícia, programação, ensino e treinamento, planejamento, pesquisa, tradução, entre outras. O § 2º fecha a porta para a discussão mais comum: a retenção incide independentemente da formação dos sócios e do peso do serviço na receita da prestadora.

O art. 716 fixa 1% sobre limpeza, conservação, segurança, vigilância e locação de mão de obra. O art. 718 volta ao 1,5% para comissões, corretagens e serviços de propaganda e publicidade, e o art. 719 para cooperativas de trabalho.

Um detalhe que quase todo guia repete errado: a “dispensa de retenção de R$ 10,00”. A Lei 9.430/1996, art. 67, dispensa a retenção de imposto de valor igual ou inferior a R$ 10,00 apenas quando o rendimento vai para a declaração de ajuste anual, o que só acontece com pessoa física. Quando a beneficiária é pessoa jurídica, a fonte pagadora retém mesmo que o imposto seja de R$ 3,00, e apenas acumula esse valor no mesmo código até somar R$ 10,00 para gerar o DARF, conforme o art. 68, § 1º, da mesma lei. Para a prestadora, a diferença é zero: o valor foi retido e é crédito dela do mesmo jeito.

O IRRF é antecipação do imposto devido pela prestadora (RIR, art. 717). Empresa no Lucro Presumido ou no Lucro Real abate o valor do IRPJ do trimestre. Se a retenção for maior que o imposto devido, sobra crédito para pedir restituição ou compensar com outros tributos federais.

CSRF de 4,65%: quando o cliente é obrigado a reter

CSRF é a sigla para “contribuições sociais retidas na fonte”, e reúne três tributos em um só desconto: 1% de CSLL, 3% de Cofins e 0,65% de PIS, somando 4,65%. A regra está na Lei 10.833/2003, arts. 30 a 36.

O art. 30 diz quais serviços estão sujeitos: limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores, locação de mão de obra, assessoria creditícia e mercadológica, gestão de crédito, seleção e riscos, administração de contas a pagar e a receber, e “remuneração de serviços profissionais”. A lista de serviços profissionais é a mesma do art. 714 do RIR, por remissão consolidada na IN SRF 459/2004. Ou seja, quem sofre o IRRF de 1,5% em geral sofre também a CSRF de 4,65%, e por isso a retenção combinada típica de uma nota de consultoria é de 6,15%.

O art. 31, § 3º, na redação da Lei 13.137/2015, dispensa a retenção quando o valor a reter for igual ou inferior a R$ 10,00. Como a alíquota é 4,65%, isso equivale a pagamentos de até R$ 215,05, que é o número que circula nos guias. Vale saber a origem para não se confundir: a lei fala em R$ 10,00 de contribuição, não em R$ 215,05 de nota. E, desde 2015, a dispensa é por pagamento: o § 4º, que mandava somar os pagamentos do mês, foi revogado.

Duas exceções importantes estão no art. 32: a retenção não é exigida em pagamento a cooperativas, no que diz respeito à CSLL, nem em pagamento a pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional. E o art. 30, § 2º, dispensa o optante do Simples de reter quando ele é o cliente, o que é tratado adiante.

O cliente recolhe a CSRF até o último dia útil do segundo decêndio do mês seguinte ao pagamento (art. 35). Para a prestadora, o art. 36 diz o que importa: o valor retido é antecipação, e cada uma das três contribuições é compensada com a respectiva contribuição devida.

INSS de 11%: só na cessão de mão de obra e na empreitada

A retenção previdenciária é a que mais assusta pelo percentual e a que menos gente sofre de fato, porque ela não depende do tipo de serviço, e sim da forma de contratação. A Lei 8.212/1991, art. 31, manda a empresa contratante reter 11% do valor bruto da nota fiscal quando o serviço é executado “mediante cessão de mão de obra”, e recolher em nome da prestadora até o dia 20 do mês seguinte à emissão da nota. A IN RFB 2.110/2022 detalha o procedimento e estende a regra à empreitada.

Cessão de mão de obra é quando a prestadora coloca trabalhadores à disposição do cliente, nas dependências dele ou onde ele indicar, para serviços contínuos: vigilância, limpeza, portaria, recepção, digitação, manutenção predial, operação de máquinas, entre outros listados na IN. Empreitada é a execução de obra ou serviço por preço fechado, com ou sem material. Consultoria feita no escritório da própria prestadora, projeto entregue pronto, serviço médico ou contábil não são cessão de mão de obra, e não sofrem a retenção de 11%.

Alguns pontos da IN 2.110 mudam a conta:

Material e equipamento fornecidos pela prestadora, quando discriminados no contrato e na nota,

ficam fora da base da retenção (art. 116). Nota de manutenção com peças precisa separar peça de serviço, senão os 11% incidem sobre tudo.

Dispensa quando o valor a reter fica abaixo do mínimo de DARF, quando a prestadora não tem

empregados e o serviço é prestado pessoalmente pelo sócio com faturamento baixo, e em serviços de profissão regulamentada por lei federal (art. 115).

Simples Nacional: a prestadora optante só sofre a retenção de 11% se for tributada pelo Anexo IV

da LC 123, que é o anexo de construção, vigilância, limpeza, conservação e advocacia. Nos demais anexos, o cliente não retém INSS.

A prestadora que sofreu a retenção compensa o valor com as contribuições previdenciárias da própria folha, na DCTFWeb, e pede restituição do que sobrar. Sem o comprovante de retenção do cliente, essa compensação não fecha.

ISS retido pelo tomador e a regra de Belo Horizonte

O ISS é municipal, e a retenção depende da lei da cidade onde o imposto é devido. A LC 116/2003, art. 6º, autoriza o município a atribuir ao tomador a responsabilidade pelo imposto, e o § 2º torna isso obrigatório em alguns serviços, como construção civil, demolição, vigilância, limpeza e cessão de mão de obra, sempre que o ISS for devido no local da prestação e não na sede da prestadora.

Em Belo Horizonte, a Lei Municipal 8.725/2003, arts. 20 a 26, define quem retém. As hipóteses que mais alcançam pequenas empresas são três. A primeira é o tomador de grande porte: órgãos públicos, instituições financeiras, concessionárias de serviço público, companhias aéreas, operadoras de plano de saúde e seguradoras retêm o ISS de todos os serviços que contratam. A segunda é o tomador que gastou com serviços de terceiros, no ano anterior, valor igual ou superior ao limite fixado pela Secretaria de Fazenda, que para 2026 é de R$ 797.732,14 (Portaria SMFA nº 90/2025, atualizado todo 1º de janeiro pelo IPCA-E). Uma empresa de BH que passa desse gasto anual passa a reter o ISS de todo prestador que contrata, inclusive dos pequenos. A terceira é o prestador estabelecido fora de BH que executa em BH serviço cujo ISS é devido no local da prestação, caso da construção civil.

Para a prestadora, isso significa que a mesma nota pode ou não ter ISS retido conforme quem é o cliente. A nota de um escritório de arquitetura para uma padaria não tem retenção; a mesma nota para um banco tem. A alíquota é a do município, que em BH vai até 5% conforme o serviço, ou a alíquota efetiva do Simples, quando a prestadora é optante, como explicado a seguir.

Minha empresa é do Simples: o cliente pode reter?

Esta é a pergunta mais frequente, e a resposta tem três partes.

IRRF e CSRF: não. A Lei 10.833, art. 32, III, diz que a retenção da CSRF não é exigida em pagamento a optante do Simples, e a IN RFB 765/2007 dispensa a retenção do imposto de renda sobre pagamentos a optantes. A condição prática está na IN SRF 459/2004, art. 3º, II: a prestadora entrega ao cliente uma declaração, no modelo do Anexo I da IN, afirmando que é optante pelo Simples Nacional. Sem a declaração, o cliente retém, porque ele responde pelo tributo que deixou de reter. Com a declaração arquivada, ele não retém. É um documento de uma página, assinado pelo representante legal, e deve ser enviado junto com a primeira nota para cada cliente novo e renovado sempre que o cliente pedir.

INSS: só no Anexo IV. Prestadora do Simples tributada pelos Anexos I, II, III ou V não sofre a retenção de 11%, mesmo em cessão de mão de obra. Prestadora do Anexo IV (construção, vigilância, limpeza, conservação e advocacia) sofre, porque nesse anexo a contribuição patronal fica fora do DAS e a lógica da retenção se mantém. Quem está no Anexo III por conta do Fator R deve deixar isso claro para o cliente, porque o enquadramento muda a resposta.

ISS: sim, pela alíquota do Simples. Quando a lei municipal do tomador manda reter, a prestadora optante sofre a retenção, mas não pela alíquota cheia do município: a LC 123, art. 21, § 4º, I, na redação da LC 155/2016, determina que a alíquota de ISS a reter é a alíquota efetiva que a empresa pagaria no Simples, e essa alíquota precisa ser informada no documento fiscal. Por isso, a nota do optante para um tomador que retém ISS deve trazer o percentual efetivo de ISS do mês anterior, que o contador calcula a partir da receita acumulada. Nota sem essa informação gera retenção errada, para mais ou para menos, e discussão com o cliente.

Se o cliente reteve IRRF ou CSRF de uma optante mesmo com a declaração entregue, o caminho é pedir a devolução ao cliente, que retificará o recolhimento. O valor não vira crédito no Simples, porque o DAS não tem campo para compensar IRRF e CSRF.

E quando a minha empresa é quem paga a nota?

A mesma empresa que sofre retenção quando presta serviço pode ser obrigada a reter quando contrata. A regra muda conforme o regime da tomadora.

Empresa no Lucro Presumido ou no Lucro Real que paga nota de serviço profissional a outra empresa retém IRRF e CSRF, salvo se a prestadora entregar a declaração de optante do Simples. Se contrata cessão de mão de obra, retém INSS. Se a lei do município a enquadra como responsável, retém ISS.

Empresa optante do Simples que é tomadora está dispensada de reter a CSRF (Lei 10.833, art. 30, § 2º), mas continua obrigada a reter o IRRF, o INSS em cessão de mão de obra e o ISS quando a lei municipal a alcançar. Pequena empresa costuma achar que o Simples a dispensa de tudo, e não dispensa.

Em todos os casos, a tomadora que deveria reter e não reteve responde pelo tributo, com multa e juros. Por isso o financeiro de qualquer empresa que contrata serviços precisa de uma rotina: identificar o regime da prestadora, arquivar a declaração de optante quando houver, classificar o serviço e reter o que a lei manda.

Como recuperar o que foi retido

Retenção é antecipação, e antecipação só volta se a empresa fizer a compensação. O fluxo, por tributo:

IRRF: abatido do IRPJ devido no trimestre (Presumido) ou no período de apuração (Real). Se a

retenção superar o imposto, o saldo negativo pode ser compensado com outros tributos federais ou restituído, por PER/DCOMP.

CSRF: cada parcela é compensada com a contribuição correspondente. O 1% retido de CSLL abate a

CSLL devida; o 3% e o 0,65% abatem a Cofins e o PIS do mês. O que sobrar segue para PER/DCOMP.

INSS: compensado com as contribuições previdenciárias da folha da própria prestadora, na

DCTFWeb, e o excedente pedido em restituição.

ISS: como o imposto foi recolhido pelo tomador em nome da prestadora, ela não deve recolher de

novo o ISS daquela nota. No Simples, o valor do serviço com ISS retido é informado no PGDAS-D como receita com retenção, e o DAS sai sem o ISS daquela parcela.

O documento que sustenta tudo isso é o comprovante de retenção. O cliente informa as retenções na EFD-Reinf, e a prestadora deve conferir se cada nota com desconto tem o correspondente informado, com o CNPJ certo e o código certo. Divergência entre o que foi descontado e o que o cliente declarou é a causa mais comum de compensação não homologada.

Quem já preenche os campos de IBS e CBS na nota, conforme como preencher IBS e CBS na nota fiscal, vai encontrar a partir de 2027 uma mudança também aqui: a CBS substitui PIS e Cofins, e a regra de retenção da CSRF será adaptada pela LC 214/2025. Para 2026, o que vale é o descrito neste artigo.

Checklist de emissão e modelo de declaração

Antes de emitir uma nota de serviço para outra empresa:

1. Identificar se o cliente é pessoa jurídica de direito privado, órgão público ou condomínio. As regras de retenção mudam. 2. Classificar o serviço: está na lista do art. 714 do RIR? É limpeza, vigilância ou locação de mão de obra? É cessão de mão de obra ou empreitada? É serviço em que o ISS é devido no local da prestação? 3. Se a empresa é optante do Simples, enviar a declaração de optante junto com a primeira nota e informar na nota a alíquota efetiva de ISS quando o tomador for responsável pela retenção. 4. Se há material ou equipamento, discriminar em linha separada, para não entrar na base do INSS. 5. Destacar na nota as retenções previstas, com o valor líquido a receber. Cliente que vê o líquido na nota erra menos. 6. Ao receber, conferir o valor depositado contra o líquido da nota. Diferença sem explicação é retenção indevida ou pagamento a menos. 7. Conferir na EFD-Reinf, mês a mês, se as retenções sofridas foram declaradas pelos clientes. 8. Fazer a compensação no período certo. Crédito esquecido é imposto pago duas vezes.

Modelo de declaração de optante do Simples Nacional, adaptado do Anexo I da IN SRF 459/2004 (conferir o texto vigente da IN antes de usar):

À [razão social do cliente], CNPJ [número]. [Razão social da prestadora], com sede em [endereço], inscrita no CNPJ sob o nº [número], declara, para fins de não retenção na fonte do imposto de renda, da CSLL, da Cofins e da contribuição para o PIS/Pasep, de que tratam a IN SRF nº 459/2004, art. 3º, II, e a IN RFB nº 765/2007, que é regularmente inscrita no Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), nos termos da Lei Complementar nº 123/2006. Compromete-se a informar imediatamente qualquer alteração dessa condição. [Local, data, assinatura do representante legal, nome e CPF.]

Clínicas e consultórios que faturam para operadoras e hospitais estão entre os prestadores que mais sofrem retenção sem acompanhar a compensação; o tema aparece também em contabilidade para médicos.

Recebe menos do que emite e não sabe se a retenção está certa? Envie as três últimas notas com os respectivos comprovantes para a PBA Contabilidade revisar retenções e compensações.