A dúvida operacional do momento não é se a empresa precisa preencher os campos de IBS e CBS, e sim como preencher IBS e CBS na nota fiscal sem travar a emissão nem gerar informação incorreta. A questão ficou mais confusa depois que a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS suspenderam as regras de validação que rejeitavam o documento, porque agora a nota é autorizada mesmo com os campos vazios ou preenchidos de forma inadequada.
É autorizada, mas não deveria ser preenchida assim. O dever de informar permanece, e o que a suspensão ofereceu foi tempo para acertar, não permissão para ignorar. Para entender exatamente o que foi suspenso, vale a leitura prévia do artigo sobre o que o Ato Técnico Conjunto nº 1 mudou na rejeição das notas.
Este texto trata da parte prática: o que precisa estar correto antes de a nota ser emitida.
O trabalho não está no emissor, está no cadastro
Essa é a inversão que a maioria das empresas faz, e ela custa semanas.
A reação natural ao receber o aviso da obrigatoriedade é acionar o fornecedor do sistema e perguntar se ele já atualizou a versão. Em geral, já atualizou. Os desenvolvedores de ERP e de emissores acompanham as Notas Técnicas e liberam as versões antes do prazo, porque essa é a atividade deles.
O que o fornecedor não pode fazer pela empresa é determinar a classificação tributária correta de cada item comercializado. O sistema disponibiliza os campos novos, mas o conteúdo que os preenche vem do cadastro de produtos e serviços. É nesse ponto que está o problema, porque na maior parte das empresas o cadastro carrega informação antiga, sem revisão há anos.
Item cadastrado com classificação genérica, produto que mudou de natureza e nunca teve o registro corrigido, serviço criado às pressas para faturar um contrato específico e que permaneceu no sistema indefinidamente. Nada disso gerava consequência até agora, porque a informação não era exigida. Passou a ser.
O que revisar, na ordem
O primeiro passo é levantar quais documentos a empresa efetivamente emite. Parece óbvio, mas não é. É comum descobrir nessa etapa a emissão de um tipo de documento que ninguém do financeiro recordava, normalmente em razão de uma filial, de uma operação de transporte ou de um contrato específico. Como o prazo de adequação segue o documento de vencimento mais curto entre os emitidos, essa lista define o calendário real da empresa.
O segundo passo é a revisão do cadastro de itens. Aqui convém um recorte prático, em vez da tentativa de revisar tudo simultaneamente: comece pelos itens que respondem pela maior parte do faturamento. Na maioria das empresas, uma minoria dos produtos e serviços concentra o maior volume de notas emitidas, e resolver esse grupo já cobre a maior parte do risco. O restante entra em uma segunda rodada.
O terceiro passo é o teste em ambiente de homologação, com o fornecedor acompanhando. Não basta perguntar se o sistema está atualizado. As perguntas úteis são outras: os grupos de informação de IBS e CBS estão sendo efetivamente transmitidos no arquivo? A classificação que o sistema atribui automaticamente a cada item está correta? O que ocorre quando um item sem classificação definida é incluído na nota?
O quarto passo é definir quem confere. A emissão de nota costuma ser tarefa distribuída entre pessoas do comercial, do faturamento ou da expedição, muitas vezes sem formação fiscal. Se ninguém acompanhar as primeiras semanas de emissão com atenção, o erro se multiplica silenciosamente até se tornar volume relevante.
Preencher corretamente é o que dispensa a empresa de pagar
Aqui está a razão pela qual esse trabalho não pode ser adiado, e ela é diferente do que a maioria supõe.
Em 2026 as alíquotas são de teste: 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, um por cento no total. Mas o artigo 348, §1º da Lei Complementar 214/2025 vai além do valor reduzido. Ele dispensa o recolhimento de IBS e CBS sobre os fatos geradores ocorridos em 2026 para o contribuinte que cumprir as obrigações acessórias.
A condicionante é o ponto central: a dispensa não é automática, é a contrapartida de prestar a informação corretamente. A empresa preenche adequadamente e, em troca, não recolhe.
Isso altera completamente o enquadramento do assunto. Quem trata os campos novos como burocracia de um ano em que nada acontece está confundindo causa e efeito. Não é que 2026 seja isento e o preenchimento seja um capricho. É que o preenchimento é justamente o que torna 2026 isento.
Existe ainda uma segunda consequência, que se manifesta depois. A informação que sai nas notas de 2026 é a que alimentará cruzamentos, apurações e o próprio aprendizado da empresa sobre o novo modelo. Quem preenche de forma inconsistente ao longo do ano chega em 2027 supondo estar adequado, sem estar.
Para os optantes do Simples Nacional, as alíquotas de teste não se aplicam, também na condição de que as obrigações acessórias sejam cumpridas.
Os erros que mais aparecem nesta fase
O primeiro é o preenchimento de fachada, quando alguém percebe que a nota trava e insere qualquer classificação capaz de liberar o documento. Isso resolve o dia e cria um passivo, porque gera base inconsistente com aparência de conformidade.
O segundo é tratar a suspensão da rejeição como fim da obrigação e interromper o projeto de adequação pela metade. É o erro mais comum neste momento e o mais caro, porque a data de retorno das validações não está definida e pode ser anunciada com pouca antecedência.
O terceiro é o cadastro replicado. Empresas com mais de um estabelecimento, ou que utilizam mais de um sistema, corrigem o cadastro em um ambiente e esquecem do outro. A adequação parece concluída, mas não está.
O quarto é o silêncio no e-CAC. Como a legislação prevê que a autuação por obrigação acessória abre prazo de correção antes da consolidação da penalidade, quem acompanha as intimações resolve o problema sem custo. Quem não acompanha toma conhecimento depois do prazo. Em muitas empresas, ninguém tem essa atribuição formalmente.
Se a nota travar mesmo assim
Se, apesar da suspensão das validações, um documento continuar sendo rejeitado, o problema raramente está no IBS ou na CBS. Toda rejeição tem código, e o código indica o motivo. Convém ler a mensagem antes de atribuir a falha à Reforma, porque nesta fase é comum imputar a ela qualquer erro de emissão, inclusive os anteriores.
Se a rejeição for de fato relacionada aos campos novos, o caminho é verificar a versão do emissor em uso, se ela contempla as Notas Técnicas mais recentes, e se o item da nota possui classificação definida no cadastro. Em geral o problema está em um desses três pontos.
Quem deveria estar cuidando disso
Cabe uma observação honesta. A adequação dos campos de IBS e CBS não é trabalho de contabilidade no sentido tradicional, de escrituração e entrega de obrigação. É trabalho de parametrização de sistema, revisão de cadastro e conferência de emissão, situado na fronteira entre o fiscal e a operação.
Justamente por estar nessa fronteira, é o tipo de tarefa que costuma não ter responsável definido. O contador presume que o cliente resolve com o fornecedor do sistema, o cliente presume que o contador está acompanhando, e o fornecedor entrega o software atualizado supondo que o conteúdo é atribuição de outro. Meses transcorrem assim.
Se a sua empresa está nessa situação, a PBA Contabilidade realiza o diagnóstico da emissão, verifica o que está sendo efetivamente transmitido e indica a parametrização correta dos campos, em conjunto com o seu fornecedor de sistema quando necessário. Fale com a nossa equipe e trate o assunto enquanto a validação permanece suspensa.
Fontes: Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4, de 30 de julho de 2026; Ato Técnico Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2026, de 31 de julho de 2026; Notas Técnicas publicadas em 4 de agosto de 2026; Lei Complementar nº 214, de 2025, artigo 348.
