Duas empresas de serviço, com o mesmo faturamento e a mesma atividade, podem pagar impostos muito diferentes no Simples Nacional. A diferença tem nome: Fator R.
Saber como calcular o Fator R é o que separa quem paga a alíquota do Anexo III, que começa em 6%, de quem paga a do Anexo V, que começa em 15,5%. É a mesma empresa, o mesmo serviço, o mesmo cliente. Muda só a proporção entre o que ela paga de folha e o que ela fatura.
Este artigo mostra a conta, explica o que entra na folha para esse fim (e é mais coisa do que a maioria imagina), e trata da decisão que vem depois: quando vale aumentar o pró-labore para mudar de anexo, e quando isso sai mais caro que o imposto que se pretendia economizar.
O que é o Fator R, na prática
O Fator R é uma razão. De um lado, a folha de salários dos últimos 12 meses. Do outro, a receita bruta dos mesmos 12 meses. A conta é esta:
Fator R = folha de salários dos 12 meses anteriores ÷ receita bruta dos 12 meses anteriores
Se o resultado for igual ou superior a 28%, a empresa é tributada pelo Anexo III. Se ficar abaixo de 28%, cai no Anexo V.
A regra está no art. 18, §§ 5º-J, 5º-K e 5º-M da Lei Complementar nº 123/2006, e a lógica por trás dela é redistributiva: o legislador entendeu que empresa de serviço que emprega gente e recolhe encargos sobre folha merece carga menor do que empresa de serviço que fatura muito com estrutura enxuta.
Dois detalhes mudam completamente o resultado do cálculo, e são onde a maioria erra.
O primeiro é que o cálculo é móvel. Ele não é feito uma vez por ano, é refeito mês a mês, sempre olhando para a janela dos 12 meses anteriores. Uma empresa pode estar no Anexo III em março e no Anexo V em abril, sem que nada tenha mudado no contrato social. Basta a proporção ter virado.
O segundo é que o cálculo usa os 12 meses anteriores ao período de apuração, não o mês corrente. Isso significa que a decisão de hoje sobre pró-labore só produz efeito completo daqui a doze meses, e é por isso que ajustar o Fator R em dezembro, tentando salvar o ano, quase nunca funciona.
O que entra na folha de salários (e o que não entra)
Aqui está o ponto que a maior parte dos conteúdos sobre o assunto trata de forma incompleta, e que muda o resultado da conta.
Para efeito de Fator R, a folha de salários compreende as remunerações pagas a pessoas físicas pelo trabalho nos 12 meses anteriores, incluídas as retiradas de pró-labore, acrescidas da contribuição previdenciária patronal e do FGTS efetivamente recolhidos.
Isso tem três consequências práticas.
O pró-labore do sócio conta. Essa é a mais importante, e é a razão pela qual o Fator R vira instrumento de planejamento. Uma empresa de um sócio só, sem nenhum funcionário, pode alcançar os 28% apenas pela retirada dele. Não é preciso contratar ninguém para mudar de anexo.
O FGTS recolhido conta. Se a empresa tem empregados, os depósitos entram na base, o que aproxima dos 28% mais rápido do que o cálculo feito só com salários brutos.
Distribuição de lucros não conta. E é justamente aqui que a estratégia mais comum se volta contra a empresa. O sócio que zera o pró-labore e retira tudo como lucro, para fugir do INSS, derruba a folha para perto de zero e joga o Fator R no chão. Ele economiza no INSS e paga a diferença, multiplicada, na alíquota do Simples da empresa inteira. Vale entender bem a diferença entre pró-labore e distribuição de lucros antes de decidir esse número.
Quais atividades dependem do Fator R
O Fator R não vale para toda empresa do Simples. Ele se aplica a um conjunto específico de atividades de serviço, listado no § 5º-I do art. 18 da Lei Complementar nº 123/2006.
Entram nessa lógica atividades como medicina e demais serviços de saúde, odontologia, psicologia, fisioterapia, engenharia, arquitetura, publicidade, consultoria, auditoria, academias, licenciamento de software, representação comercial e administração e locação de imóveis de terceiros, entre outras.
Não confunda com o Anexo IV, que segue regra própria e não depende do Fator R. Construção civil, limpeza, vigilância e advocacia estão nele, e nesses casos o INSS patronal é recolhido à parte, fora do DAS.
O enquadramento exato depende do CNAE da empresa e da atividade efetivamente exercida, não do nome que se dá ao serviço. É comum uma empresa acreditar que está sujeita ao Fator R e não estar, ou o contrário. Antes de montar qualquer estratégia em cima disso, o primeiro passo é confirmar o enquadramento, e ele se confirma no CNAE, não na intuição.
Quanto isso vale em dinheiro
A diferença entre os dois anexos não é marginal, e é isso que justifica a atenção.
Na primeira faixa, até R$ 180 mil de receita bruta em 12 meses, o Anexo III começa em 6% e o Anexo V em 15,5%. São quase dez pontos percentuais de diferença sobre o faturamento, na mesma atividade.
A distância diminui conforme o faturamento sobe, mas continua relevante. Uma empresa de serviços com receita bruta de R$ 600 mil nos últimos 12 meses fica na terceira faixa dos dois anexos. Aplicando as tabelas vigentes, a alíquota efetiva sai por volta de 10,6% no Anexo III e de 17,8% no Anexo V.
Sobre R$ 600 mil, essa diferença de aproximadamente 7,2 pontos percentuais representa algo perto de R$ 43 mil por ano. É dinheiro suficiente para pagar um funcionário, e ele está sendo decidido por uma proporção que a maioria dos empresários nunca calculou.
Quando aumentar o pró-labore compensa, e quando não
Chegando aqui, a conclusão parece óbvia: é só aumentar o pró-labore até bater os 28%. Não é bem assim, e essa é a parte que separa planejamento de armadilha.
Aumentar o pró-labore tem custo. Sobre ele incidem o INSS do sócio, na condição de contribuinte individual, e o Imposto de Renda na fonte conforme a tabela progressiva. Ou seja, para economizar imposto na empresa, gasta-se imposto na pessoa física.
A conta que decide é uma comparação simples, e ela precisa ser feita com números reais:
De um lado, quanto se economiza migrando do Anexo V para o Anexo III, que é a diferença de alíquota efetiva aplicada sobre a receita bruta projetada.
Do outro, quanto custa a mais o pró-labore necessário para chegar aos 28%, somando o INSS e o IR na fonte incidentes sobre o aumento.
Se o primeiro número for maior que o segundo, a migração compensa. Se não for, a empresa está pagando caro para mudar de anexo, e o correto é permanecer no Anexo V.
Três cenários em que não compensa, e que aparecem com frequência:
A empresa está muito longe dos 28%. Sair de uma folha de 8% para 28% da receita exige um aumento tão grande de pró-labore que o INSS e o IR consomem a economia inteira.
A receita é instável. Como o cálculo é móvel, uma empresa que oscila muito pode passar meses no Anexo III e voltar ao V, sem previsibilidade, tendo assumido um pró-labore alto que não dá para reduzir com a mesma facilidade.
O sócio já está no teto do INSS por outra fonte. Nesse caso a conta muda, e vale conferir antes de aumentar retirada.
Existe ainda um efeito positivo que raramente entra na conta, e deveria: o pró-labore maior aumenta a contribuição previdenciária do sócio, o que se reflete em aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade. Não é despesa pura, é parte benefício.
Como calcular o Fator R durante o ano, e não só na virada
Fator R não é decisão anual, é rotina mensal. Empresa que só descobre o próprio Fator R quando o contador manda a guia está sempre reagindo.
O acompanhamento útil é simples: manter a folha acumulada dos 12 meses e a receita acumulada dos 12 meses lado a lado, atualizadas todo mês, e olhar a razão entre as duas. Quando a proporção começa a se aproximar dos 28% por baixo, existe uma janela de decisão. Quando ela se afasta, existe um alerta.
Dois momentos merecem atenção especial. O primeiro é quando o faturamento cresce rápido: a receita sobe, a folha fica, e a empresa pode cair do Anexo III para o V justamente no ano em que está indo bem. O segundo é a contratação de um funcionário, que empurra o Fator R para cima e pode ter efeito tributário que compense parte do custo, algo que raramente entra na decisão de contratar. Vale considerar isso junto com o custo total de um funcionário CLT.
E vale lembrar que essa é uma das decisões que a janela de opção pelo Simples Nacional torna urgente: quem está avaliando entrar no regime precisa simular o Fator R antes, não depois, porque ele muda o resultado da comparação entre regimes.
O Fator R é, no fim, uma das poucas alavancas legítimas de redução de carga no Simples Nacional que dependem só de uma decisão interna da empresa. Mas ele exige simulação com os números reais do negócio, e não uma regra geral. Se você não sabe qual é o Fator R da sua empresa hoje, peça à PBA Contabilidade a simulação do seu caso e veja também as demais decisões de planejamento tributário que vencem antes da virada do ano.
Fontes
- Brasil. Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, art. 18, §§ 5º-I, 5º-J, 5º-K e 5º-M.
- Comitê Gestor do Simples Nacional. Resolução CGSN nº 140/2018, quanto à apuração e às tabelas dos Anexos III e V.
