Por quanto tempo guardar documentos da empresa: tabela de prazos e o que sai do arquivo em 2027

5 de novembro de 2026
Bruno Freitas

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Por quanto tempo guardar documentos da empresa? A regra geral para documentos fiscais e contábeis é de cinco anos, contados a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao do fato, e não da data impressa no papel. Documentos de funcionários seguem os prazos da CLT, e contrato social, alterações e livros de registro de empregados devem ser guardados de forma permanente.

O fim do ano costuma ser o momento de esvaziar armários e organizar o arquivo digital. Em janeiro de 2027, boa parte dos documentos de 2021 sai do prazo. Mas não todos, e não em toda empresa: quem tem fiscalização, parcelamento ou processo em andamento precisa guardar por mais tempo. Abaixo, como contar o prazo, uma tabela por tipo de documento e os casos em que nada pode ser descartado.

Por quanto tempo guardar documentos da empresa?

A obrigação de guardar está no Código Tributário Nacional. O parágrafo único do art. 195 diz que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos “serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram”. O Código Civil vai na mesma linha: o art. 1.194 obriga a empresa a conservar a escrituração, a correspondência e os papéis da atividade enquanto não ocorrer prescrição ou decadência dos atos registrados neles.

Nenhuma das duas normas fala em “cinco anos”. Elas amarram a guarda ao tempo que o Fisco tem para cobrar. E esse tempo, para a maioria dos tributos, é de cinco anos: o art. 173 do CTN dá cinco anos para a Receita, o estado ou o município lançarem o tributo, e o art. 174 dá mais cinco anos para cobrar depois do lançamento. Enquanto um desses prazos estiver correndo, o documento que prova o que foi declarado e pago é a defesa da empresa.

Não existe uma lista oficial única com o prazo de cada papel. A tabela mais adiante é a aplicação dessas regras gerais aos documentos mais comuns de uma pequena ou média empresa.

Como contar os 5 anos: o exemplo da nota de 2021

O erro mais comum é contar cinco anos a partir da data do documento. Pelo art. 173, I, do CTN, o prazo começa “do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado”. Na prática, para os tributos mensais, isso significa 1º de janeiro do ano seguinte ao do fato.

Considere uma nota fiscal de serviço emitida em 15 de março de 2021, com o imposto apurado no próprio mês:

O fato aconteceu em 2021, e o Fisco já podia lançar o tributo em 2021.
O prazo começa em 1º de janeiro de 2022.
Cinco anos depois, ele termina em 31 de dezembro de 2026.
Sem nenhuma pendência sobre aquele período, a nota e seus comprovantes podem sair do arquivo a partir de janeiro de 2027.

Existe uma regra que pode encurtar essa conta. Quando o tributo foi declarado e pago, o art. 150, § 4º, do CTN conta os cinco anos da data do fato, o que no exemplo levaria a março de 2026. Ela não vale quando há dolo, fraude ou simulação, e não vale quando nada foi declarado nem pago. Por isso a regra prática usa sempre o prazo mais longo, o do ano seguinte.

Há também o caso em que a contagem anda um ano para frente. Nas apurações anuais, como o IRPJ e a CSLL apurados em 31 de dezembro, e nos fatos de dezembro cujo tributo vence em janeiro, o lançamento só pode ser feito no ano seguinte. Na leitura mais conservadora, os documentos da apuração anual de 2021, incluindo os que sustentam a ECF entregue em 2022, e os de dezembro de 2021 ficam guardados até o fim de 2027.

Tabela de prazos por tipo de documento

Os prazos abaixo valem para a empresa sem pendência no período. Fiscalização, processo ou parcelamento suspendem qualquer descarte, como explicado na seção seguinte.

Documento	Por quanto tempo guardar	Base
Notas fiscais emitidas e recebidas (o arquivo XML, não só a impressão)	5 anos a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao da emissão	CTN, arts. 173 e 195
Guias e comprovantes de tributos (guia do Simples, DARF, ISS, ICMS)	5 anos a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao do fato	CTN, arts. 173 e 195
Declarações e escriturações digitais (declaração mensal do Simples, DCTFWeb, EFD, ECD, ECF) e recibos de entrega	5 anos a partir de 1º de janeiro do ano seguinte; um ano a mais, por cautela, para apurações anuais	CTN, arts. 173 e 195
Livros contábeis, extratos bancários e comprovantes de despesas que sustentam a contabilidade	Enquanto sustentarem lançamentos ainda dentro do prazo, ou seja, o mesmo prazo dos tributos	CTN, art. 195; Código Civil, art. 1.194
Folha de pagamento, holerites, recibos de férias e de 13º, controle de ponto	5 anos; como a folha também sustenta o INSS e o FGTS, o mais seguro é contar a partir de 1º de janeiro do ano seguinte	CLT, art. 11; CTN, art. 173
Guias e comprovantes de FGTS	5 anos	STF, ARE 709.212
Guias e comprovantes de INSS sobre a folha e o pró-labore	5 anos a partir de 1º de janeiro do ano seguinte	CTN, art. 173; Lei 8.212, art. 32, § 11
Prontuário médico do programa de saúde ocupacional (PCMSO)	No mínimo 20 anos após o desligamento	NR-7
Contratos com clientes, fornecedores e locação	Durante a vigência e, depois, enquanto puder haver cobrança ou disputa; sem prazo específico em lei, o Código Civil usa 10 anos	Código Civil, art. 205
Notas e escrituras de compra de imóveis, veículos e máquinas	Enquanto o bem estiver na empresa e por mais 5 anos depois da venda ou da baixa (recomendação)	Prudência, a partir do CTN, art. 195
Contrato social, alterações, atas e livros ou fichas de registro de empregados	Guarda permanente (recomendação)	Sem prazo legal fixo

Duas linhas pedem explicação. A dos bens existe porque o documento de compra continua produzindo efeito enquanto o bem é usado: ele sustenta a depreciação lançada todo ano e o cálculo do ganho ou da perda na venda. A do contrato social existe porque ele é a prova de quem são os sócios, de quanto vale o capital e de quem responde pela empresa, e essas perguntas podem aparecer décadas depois, numa venda de quotas, numa herança ou numa execução.

O FGTS ainda tem prazo de 30 anos?

Não. Durante muito tempo, a cobrança de depósitos de FGTS não feitos prescrevia em 30 anos, e muitos sites ainda repetem esse número. Em 13 de novembro de 2014, o Plenário do Supremo Tribunal Federal, no julgamento do ARE 709.212, com repercussão geral, declarou inconstitucionais as normas que previam a prescrição trintenária e fixou o prazo em cinco anos.

O STF criou uma regra de transição para os prazos que já estavam correndo: valia o que terminasse primeiro, 30 anos contados do início ou cinco anos contados do julgamento. Cinco anos depois de 13 de novembro de 2014, essa transição terminou, em novembro de 2019. Desde então, o prazo de cinco anos vale para todos os casos.

Raciocínio parecido vale para o INSS. A Lei 8.212/1991 previa dez anos para o Fisco lançar e cobrar contribuições previdenciárias. A Súmula Vinculante 8 do STF declarou esses artigos inconstitucionais, e eles foram revogados em 2008. Hoje, as contribuições seguem os cinco anos do CTN, e a própria Lei 8.212 manda guardar os comprovantes até a prescrição. Para quem tem débito de FGTS em aberto, a negociação está explicada em transação de dívidas de FGTS.

Documentos de funcionários: o que guardar e até quando

O art. 11 da CLT, que repete o art. 7º, XXIX, da Constituição, combina dois prazos. O trabalhador pode cobrar créditos dos últimos cinco anos, mas só pode entrar com a ação até dois anos depois do fim do contrato. Os dois prazos juntos definem o que a empresa precisa ter em mãos.

Um exemplo: uma empregada sai da empresa em 30 de junho de 2025. Ela pode entrar com ação até 30 de junho de 2027. Se fizer isso no último dia, poderá cobrar direitos a partir de 30 de junho de 2022. O holerite de maio de 2022 já não serve para defesa nenhuma; o de julho de 2022 ainda serve. Depois de 30 de junho de 2027, nada daquele contrato pode ser pedido na Justiça.

A conta mostra que, para a Justiça do Trabalho, um documento com mais de cinco anos já não tem uso. Como a folha também prova o INSS e o FGTS recolhidos, a regra prática mais segura é a mesma dos tributos: cinco anos contados a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao do documento. Ficam de fora dessa regra os documentos de saúde e segurança, com prazos próprios e mais longos, como o prontuário médico, que a NR-7 manda manter por no mínimo 20 anos após o desligamento, e a ficha ou livro de registro, que vale guardar para sempre. O que entra na rescisão e quais documentos a acompanham está em quanto custa demitir um funcionário.

Vale lembrar que a folha também é documento fiscal. O INSS e o FGTS calculados sobre ela seguem os prazos tributários e do STF, e por isso a tabela traz as guias numa linha própria.

Quando guardar por mais tempo: fiscalização, processo e parcelamento

Os prazos da tabela pressupõem que ninguém começou a cobrar. Quando começa, a contagem muda, e é aqui que o descarte apressado mais prejudica a empresa.

Fiscalização. Uma fiscalização aberta sobre um período indica que o lançamento pode sair a qualquer momento dentro do prazo, e os documentos daquele período passam a ser a defesa da empresa. Se o lançamento for feito, começa um novo prazo de cinco anos para a cobrança, contado da constituição definitiva do crédito (art. 174 do CTN). Um exemplo: um auto de infração sobre fatos de 2021 que se torne definitivo em 10 de dezembro de 2026 pode ser cobrado até 10 de dezembro de 2031. Os documentos de 2021 que mostram o que foi declarado e pago ficam guardados até lá.

Parcelamento ou transação. Enquanto a empresa paga um parcelamento, a dívida está viva. As notas, guias e declarações do período parcelado servem para conferir o saldo e para contestar valor cobrado a mais. Só depois da quitação, e do prazo correspondente, esses documentos podem sair.

Processo judicial ou administrativo. Ação trabalhista, ação de cobrança contra cliente, defesa em processo administrativo: tudo que se refere ao período discutido fica guardado até o fim do processo, e depois até o fim dos prazos que a decisão abrir.

Antes de descartar uma caixa, vale conferir a situação do CNPJ nos órgãos públicos. A certidão de débitos mostra se há pendência aberta, e o que trava a emissão está explicado em certidão negativa de débitos da empresa.

E se a empresa for encerrada?

Encerrar o CNPJ não encerra o prazo. O art. 195 do CTN amarra a guarda à prescrição dos créditos tributários das operações registradas, e esse prazo continua correndo depois da baixa. Por isso os documentos da empresa encerrada seguem guardados pelos mesmos prazos da tabela, contados normalmente, e é preciso combinar entre os sócios quem fica com o arquivo.

Na prática, o arquivo de uma empresa que encerrou as atividades em 2026 precisa estar acessível pelo menos até o fim de 2031, e mais se houver pendência. O passo a passo da baixa está em baixa de empresa.

Posso guardar só a versão digital?

Depende de como o documento nasceu. A nota fiscal eletrônica, as escriturações do SPED e as declarações entregues pela internet já nascem digitais. Para a NF-e, o Ajuste SINIEF 07/2005 manda o emitente manter o arquivo digital sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo da legislação tributária. O documento válido é o XML; a impressão (DANFE) é só uma representação. Quem guarda apenas o PDF ou o papel impresso pode ter dificuldade para provar a nota numa fiscalização.

Para o papel que vai ser digitalizado, as regras são da Lei 12.682/2012, alterada pela Lei da Liberdade Econômica (Lei 13.874/2019), e do Decreto 10.278/2020. O documento digitalizado conforme o decreto tem o mesmo valor do original, e o papel pode ser descartado depois disso, salvo o que tiver valor histórico. Mas o decreto exige procedimento: para documento que será apresentado a órgão público, assinatura digital com certificado ICP-Brasil, padrão técnico mínimo de imagem e metadados. Entre particulares, vale o meio de autenticação que as partes aceitarem. E o arquivo digitalizado também precisa ser preservado, no mínimo, até o fim dos prazos de prescrição e decadência.

Em resumo: o que nasceu digital deve ser guardado no formato original. Papel escaneado com o celular, sem assinatura digital, não substitui o original para fins fiscais. Na dúvida, mantenha o papel até o fim do prazo.

Quem guarda: a empresa ou o contador?

A obrigação é da empresa. O CTN e o Código Civil falam do contribuinte e do empresário, e o Ajuste SINIEF diz que a guarda da NF-e é do emitente, “ainda que fora da empresa”. O escritório de contabilidade pode manter cópias e organizar o arquivo, mas a responsabilidade perante o Fisco e a Justiça do Trabalho continua com quem emitiu, pagou e contratou.

Isso pesa na hora de trocar de contador ou encerrar um contrato de serviço: os arquivos de notas, folhas, guias e escriturações dos últimos cinco anos precisam voltar para a empresa ou ir para o novo escritório, completos.

O que pode sair do arquivo em janeiro de 2027

Para uma empresa sem fiscalização, parcelamento ou processo envolvendo 2021, a lista de janeiro de 2027 fica assim:

Notas fiscais, guias e comprovantes de tributos mensais com fato de janeiro a novembro de 2021.
Extratos e comprovantes de despesas de 2021 que só sustentam esses meses.
Folhas, holerites e guias de INSS e FGTS de janeiro a novembro de 2021, exceto a ficha ou livro de registro e os documentos de saúde ocupacional.

Ficam para 2028, pela leitura conservadora: os documentos de dezembro de 2021 e os que sustentam a apuração anual de 2021. E ficam sem data de descarte: contrato social, alterações, atas, livros e fichas de registro, e os documentos de bens que a empresa ainda usa.

Antes de esvaziar o arquivo, o caminho mais seguro é confirmar que não existe nada aberto sobre o período. Para revisar a situação da empresa e organizar o arquivo com segurança, fale com a PBA Contabilidade.