Certidão negativa de débitos da empresa: o que trava a emissão e como resolver

19 de outubro de 2026
Bruno Freitas

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A certidão negativa de débitos da empresa é o documento que prova que o CNPJ não tem pendência com o governo. No nível federal, ela é emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), é gratuita, sai pela internet e vale 180 dias. Quando ela sai positiva, o motivo quase sempre está em um de quatro lugares: uma declaração não entregue, um débito em aberto na Receita, uma dívida inscrita na dívida ativa da União ou um problema no cadastro.

O pedido costuma chegar sem aviso. O banco pede a certidão para liberar um financiamento, o cliente pede para fechar contrato, o edital de licitação pede na fase de habilitação. Este texto explica o que cada pendência significa, onde resolver cada uma, quando a certidão positiva vale como negativa, e quais são as outras certidões que costumam ser pedidas junto: a trabalhista, a do FGTS e as de Belo Horizonte e de Minas Gerais.

O que é a certidão negativa de débitos da empresa e quem pede

O Código Tributário Nacional, no art. 205, permite que a lei exija a prova de regularidade fiscal por meio de certidão negativa. Na esfera federal, essa certidão segue a Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014, que continua em vigor com alterações feitas até 2023. Ela unificou numa só certidão os tributos administrados pela Receita, inclusive as contribuições previdenciárias, e a Dívida Ativa da União, que fica com a PGFN.

Três detalhes da portaria ajudam no dia a dia. A emissão é gratuita, “independentemente do pagamento de taxa”, então qualquer site que cobre para emitir a certidão federal está vendendo um serviço que o governo oferece de graça. A certidão da pessoa jurídica vale para a matriz e para todas as filiais. E só é válida a certidão emitida eletronicamente, com autenticidade conferida no site oficial, o que significa que quem recebe o documento pode e deve checar o código de controle.

Quem pede, na prática, é quem vai assumir algum risco com a empresa: banco em operação de crédito, órgão público em licitação e contrato, cliente grande no cadastro de fornecedor, comprador de empresa ou de imóvel da empresa. Também é comum o próprio empresário precisar dela em processos como a baixa de empresa, quando quer encerrar o CNPJ sem deixar pendência para trás.

Por que a certidão negativa da minha empresa saiu positiva?

Porque o sistema encontrou alguma pendência em nome do CNPJ. A portaria diz que a certidão negativa só é emitida quando não há pendência na Receita, seja de débito, de dados cadastrais ou de declaração, nem inscrição em dívida ativa na PGFN. Basta um desses itens para o sistema recusar a negativa.

A ferramenta para descobrir qual é o problema é o Relatório de Situação Fiscal. Ele é gerado no serviço “Consultar dívidas e pendências fiscais”, que reúne a situação da empresa na Receita e na PGFN, mostra o diagnóstico fiscal e permite emitir as guias para pagar o que estiver em aberto. O acesso é gratuito e imediato, com conta gov.br nível prata ou ouro. Pode acessar o titular, qualquer sócio que conste no quadro de sócios e administradores do CNPJ, ou um procurador habilitado, que é o caminho mais comum quando a empresa tem contador.

Ler o relatório antes de agir evita o erro mais frequente: pagar uma guia achando que era esse o problema e descobrir, dias depois, que a pendência real era uma declaração em falta. Pagamento e entrega de declaração são resolvidos em lugares diferentes, e um não destrava o outro.

Pendência por pendência: o que significa e onde resolver a certidão negativa de débitos da empresa

A tabela abaixo cobre o que mais aparece no relatório de situação fiscal de uma empresa pequena ou média. A coluna da direita indica onde a pendência é resolvida, porque o caminho muda conforme o órgão responsável.

Pendência que aparece	O que significa	Onde resolver
Declaração omissa ou em atraso	A Receita esperava uma declaração obrigatória (a DCTFWeb é um exemplo comum) e ela não foi entregue no prazo	Transmitir a declaração pelo programa ou portal próprio dela. A multa por atraso, se gerada, vira um débito a pagar
Débito em aberto na Receita	Tributo declarado e não pago, ou pago a menor	Emitir a guia no e-CAC e pagar, ou pedir parcelamento. Com o parcelamento em dia, a certidão sai positiva com efeito de negativa
Divergência entre declarado e pago	O valor informado na declaração não bate com o valor recolhido	Conferir qual dos dois está errado: retificar a declaração ou pagar a diferença
Parcelamento com parcela em atraso	O débito só fica suspenso enquanto o parcelamento está regular	Pagar as parcelas vencidas no sistema em que o parcelamento foi feito (e-CAC ou Regularize)
Inscrição em dívida ativa da União	O débito saiu da Receita e foi encaminhado à PGFN para cobrança	No portal Regularize, da PGFN: pagamento, parcelamento ou transação, quando houver edital aberto
Pendência cadastral	Dado do CNPJ irregular, como situação inapta ou suspensa	Regularizar o cadastro na Receita, em geral junto com a entrega das declarações que faltam
Débito com exigibilidade suspensa	Impugnação ou recurso administrativo em andamento, depósito judicial integral ou decisão liminar	Não trava: gera certidão positiva com efeito de negativa

Dois pontos dessa tabela merecem atenção. O primeiro é a dívida ativa: quando o débito já foi inscrito, não adianta tentar pagar pela Receita, porque a cobrança passou para a PGFN. As condições de negociação mudam de tempos em tempos, e o texto sobre como renegociar dívida ativa com a PGFN mostra como funcionam as transações com desconto.

O segundo é o cadastro. Empresa que deixou de entregar declarações por muito tempo pode ter o CNPJ declarado inapto, e aí a certidão é só uma das consequências. O artigo sobre CNPJ inapto e como regularizar detalha esse caminho.

Certidão positiva com efeito de negativa vale como negativa?

Vale, para todos os efeitos. O art. 206 do CTN diz que tem os mesmos efeitos da certidão negativa aquela em que constem créditos não vencidos, em cobrança judicial com penhora feita ou com a exigibilidade suspensa. A portaria da Receita e da PGFN repete a regra: a positiva com efeito de negativa “produzirá os mesmos efeitos da Certidão Negativa de Débitos”.

Na prática, isso quer dizer que a empresa não precisa quitar tudo para ter uma certidão aceita. As hipóteses mais comuns de suspensão estão no art. 151 do CTN: parcelamento, depósito do valor integral, impugnação ou recurso administrativo em andamento e decisão liminar na Justiça. Também gera essa certidão a dívida inscrita que esteja garantida por bens de valor igual ou superior ao débito atualizado.

O parcelamento é o caso que mais interessa a quem tem débito e precisa da certidão logo. Parcelado e com as parcelas em dia, o débito fica suspenso e a certidão sai com efeito de negativa. Com parcela em atraso, o parcelamento pode deixar de ser considerado regular, e a certidão volta a sair positiva. Por isso, quem depende da certidão para operar, como empresa que vende para o governo, deve tratar a parcela como despesa fixa de primeira linha no caixa.

Um cuidado com o edital: alguns textos de licitação ainda escrevem só “certidão negativa”. A positiva com efeito de negativa deve ser aceita no lugar dela, porque o efeito é dado pela lei, e não pelo edital.

Quanto tempo vale e como emitir a certidão federal

A certidão federal vale 180 dias contados da emissão, pelo art. 10 da Portaria Conjunta 1.751/2014. Ela é emitida pela internet, na página de certidões da Receita Federal, informando o CNPJ. Se não houver pendência, o documento sai na hora.

Quando a emissão automática não é possível, mesmo sem pendência aparente, a portaria prevê que a empresa consulte a situação e faça o requerimento pelo e-CAC, no caso de tributos da Receita, ou pelo Regularize, no caso de dívida ativa. Resolvida a pendência, a certidão volta a ser emitida pelo caminho normal.

Uma prática que evita surpresa: emitir a certidão antes de ela ser pedida. Se a empresa tem licitação, renovação de crédito ou contrato grande previstos, vale emitir com algumas semanas de folga. Se ela sair positiva, ainda há tempo para entregar a declaração, parcelar ou negociar antes da data que importa.

Certidão trabalhista e certificado do FGTS

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, a CNDT, foi criada pela Lei 12.440/2011, que incluiu o art. 642-A na CLT. Ela é gratuita, emitida eletronicamente no site do Tribunal Superior do Trabalho e vale 180 dias. Não sai negativa quando a empresa deixou de cumprir condenação trabalhista transitada em julgado, acordo judicial ou acordo firmado no Ministério Público do Trabalho ou em comissão de conciliação prévia, incluindo custas, honorários e recolhimentos previdenciários determinados no processo. Como na federal, débito garantido por penhora suficiente ou com exigibilidade suspensa gera certidão positiva com os mesmos efeitos da negativa, e ela vale para todos os estabelecimentos da empresa.

O FGTS tem documento próprio, o Certificado de Regularidade do FGTS, o CRF, emitido pela Caixa na consulta de regularidade do empregador. Ele tem validade bem mais curta que as certidões federal e trabalhista: costuma ser de 30 dias, e a data de vencimento vem impressa no próprio certificado. Empresa que precisa do CRF com frequência deve acompanhar essa data de perto. Quem tem débito de FGTS e quer negociar pode ver como funciona a transação de dívidas de FGTS com a PGFN.

O que a licitação exige e o prazo extra para pequenas empresas

A Lei 14.133/2021, no art. 68, lista o que o licitante precisa provar na habilitação fiscal, social e trabalhista: regularidade com a Fazenda federal, estadual e municipal do domicílio ou sede, regularidade com a Seguridade Social e com o FGTS e regularidade perante a Justiça do Trabalho. Em termos de documento, isso costuma significar a certidão conjunta federal, a certidão estadual, a certidão municipal, o CRF e a CNDT.

Para microempresa e empresa de pequeno porte, a Lei Complementar 123/2006 traz uma proteção importante. Pelo art. 43, a empresa deve apresentar toda a documentação de regularidade, mesmo com restrição. Se ela vencer a licitação com alguma certidão positiva, tem 5 dias úteis, prorrogáveis por mais 5 a critério da administração, para regularizar: pagar, parcelar e emitir a certidão negativa ou positiva com efeito de negativa. Se não regularizar nesse prazo, perde o direito à contratação.

Esse prazo ajuda, mas é curto. Uma declaração omissa entregue no quarto dia útil pode não refletir no sistema a tempo. Quem disputa licitação com frequência deve conferir as certidões antes de entrar no certame, e não depois de ganhar.

Certidões em Belo Horizonte e em Minas Gerais

Quando o pedido inclui regularidade municipal e estadual, a empresa sediada em Belo Horizonte precisa de mais dois documentos.

Na Prefeitura de Belo Horizonte, o documento se chama Certidão Negativa de Débitos (CND) e é emitido pela internet, no Portal de Serviços da PBH, no serviço “Certidão Negativa de Débitos – CND (emissão web)”. A validade é de 30 dias a partir da emissão, segundo a Secretaria Municipal da Fazenda. Quando há débito, o sistema mostra a situação fiscal para regularização, e depois de quitar a pendência é preciso esperar 3 dias úteis para pedir nova certidão. A autenticidade é conferida no mesmo serviço.

Em Minas Gerais, a Secretaria de Estado de Fazenda emite a Certidão de Débitos Tributários (CDT), que pode sair negativa, positiva ou positiva com efeito de negativa. Desde janeiro de 2026 ela tem versão digital, emitida pela internet no site da SEF/MG com conta gov.br nível prata ou ouro ou certificado digital, e vale 90 dias a partir da emissão.

Somando as validades, a empresa que participa de licitação em BH lida com prazos bem diferentes: 30 dias para a certidão municipal e para o CRF, 90 dias para a estadual e 180 dias para a federal e a trabalhista. Uma planilha simples com a data de vencimento de cada uma evita perder uma habilitação por documento vencido.

Quando vale pedir ajuda

Boa parte das pendências se resolve em poucos passos, desde que se saiba qual é a pendência. O que costuma travar a empresa é a combinação: declaração omissa que gerou multa, multa que virou débito, débito que foi para a dívida ativa, tudo isso descoberto na véspera de uma licitação.

Se a certidão da sua empresa saiu positiva e a data da licitação, do crédito ou do contrato está perto, separe o Relatório de Situação Fiscal do e-CAC e fale com a PBA Contabilidade.