Contabilidade para cartórios: carnê-leão, livro-caixa, INSS dos escreventes e o ISS de Belo Horizonte

6 de outubro de 2026
Bruno Freitas

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Cartório não é empresa. Essa frase resume o que torna a contabilidade para cartórios diferente da contabilidade de qualquer outro negócio com funcionários, aluguel e faturamento. O serviço notarial e de registro é delegado pelo Estado a uma pessoa física, o titular, e é na pessoa física dele que o imposto de renda incide: todo mês, pelo carnê-leão, com a tabela progressiva, e com a dedução das despesas escrituradas em livro-caixa. O cartório tem CNPJ, mas só para cumprir obrigações previdenciárias e acessórias. Não pode optar pelo Simples nem se transformar em pessoa jurídica.

Em abril de 2026 a Receita Federal publicou o Manual de Orientação Tributária para Cartórios, feito em parceria com o CNJ, que consolida o entendimento do Fisco sobre cada um desses pontos e antecipa a chegada do Livro Digital, que vai unificar o livro-caixa fiscal e o livro da Corregedoria. Este artigo organiza, para o titular, o substituto e o gerente administrativo da serventia, como funciona a tributação do cartório, o que o livro-caixa abate e o que não abate, a folha dos escreventes e o ISS em Belo Horizonte.

Por que o imposto do cartório é pago pela pessoa física do titular

A Lei 8.935/1994, que regulamenta o art. 236 da Constituição, define notário e registrador como “profissionais do direito, dotados de fé pública, a quem é delegado o exercício da atividade notarial e de registro”. A delegação é a uma pessoa, e o art. 21 da mesma lei diz que o gerenciamento administrativo e financeiro da serventia, inclusive despesas de custeio, investimento e pessoal, é responsabilidade exclusiva do titular.

Para o imposto de renda, a consequência é direta. O Regulamento do Imposto de Renda trata os responsáveis por serventias extrajudiciais como pessoas físicas, e a Receita Federal repete isso em uma série de soluções de consulta reunidas no Manual: os emolumentos são rendimentos tributáveis do trabalho não assalariado, tributados mensalmente na pessoa física do titular, pelo carnê-leão, e escriturados em livro-caixa. O STJ, por sua vez, já decidiu que cartórios não têm personalidade jurídica nem patrimônio próprio, e que o titular responde pelos débitos tributários ligados à atividade.

Isso vale também para o interino, que responde pela serventia enquanto não há titular, e para o interventor. A tributação continua na pessoa física, ainda que o cartório esteja obrigado a ter CNPJ.

Cartório pode entrar no Simples Nacional ou virar PJ?

Não. O Simples Nacional é um regime de pessoa jurídica, e o cartório não é pessoa jurídica. Não existe opção possível, e propostas de “abrir uma empresa para o cartório” não têm como se sustentar diante da Lei 8.935 e do entendimento consolidado da Receita e do STJ. O CNPJ da serventia existe por exigência da Instrução Normativa RFB 2.119/2022 (Anexo I, inciso X), que obriga a inscrição dos serviços notariais e de registro, mas o próprio Manual da Receita anota que, apesar do CNPJ, a tributação do imposto de renda “deve se dar no CPF da pessoa física”.

Na prática, o titular convive com três cadastros: o CPF, onde o imposto de renda é apurado; o CAEPF, o Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física, que identifica a atividade para fins previdenciários; e o CNPJ da serventia, usado para a folha dos empregados, o eSocial, a DCTFWeb e as demais obrigações acessórias. Confundir os três é a origem de boa parte dos problemas de conformidade do segmento.

Quem compara com outras profissões regulamentadas percebe a diferença. O médico pode escolher entre pessoa física e empresa, e o artigo sobre contabilidade para médicos mostra as três contas dessa escolha. O titular de cartório não tem essa escolha: o modelo é um só, e a gestão tributária acontece dentro do livro-caixa.

Como funciona o carnê-leão do cartório mês a mês

O carnê-leão é o recolhimento mensal obrigatório do imposto de renda da pessoa física que recebe rendimentos de outras pessoas físicas ou do exterior. A Lei 7.713/1988, no § 1º do art. 8º, inclui expressamente nele os emolumentos e custas recebidos por tabeliães, notários e oficiais públicos, independentemente de a fonte pagadora ser pessoa física ou jurídica, exceto quando remunerados exclusivamente pelos cofres públicos.

O ciclo funciona assim. Todo mês, o titular soma os emolumentos e demais rendimentos tributáveis recebidos naquele mês (regime de caixa: conta o que entrou, não o que foi faturado), deduz as despesas escrituradas no livro-caixa, aplica a tabela progressiva mensal do IRPF e recolhe o imposto até o último dia útil do mês seguinte. Depósitos prévios de emolumentos, comuns no registro de imóveis, são receita no mês em que entram, segundo a Receita.

Na declaração anual, esses valores entram como rendimentos tributáveis recebidos de pessoa física, o carnê-leão pago é abatido, e o livro-caixa serve de base para a dedução anual. A mecânica do carnê-leão em si, com o programa da Receita e o vencimento, é a mesma explicada em carnê-leão para quem recebe do exterior; o que muda é a natureza da receita e o tamanho do livro-caixa.

Deixar de recolher o carnê-leão no mês, mesmo que o imposto seja acertado na declaração anual, gera multa isolada de 50% sobre o valor não recolhido, e o Manual da Receita dedica uma seção a isso. Para uma serventia de movimento alto, o carnê-leão é a obrigação mais cara de errar.

O que entra e o que não entra no livro-caixa

A regra está no art. 6º da Lei 8.134/1990. O titular pode deduzir da receita da atividade três grupos de despesa: a remuneração paga a terceiros com vínculo empregatício e os encargos trabalhistas e previdenciários; os emolumentos pagos a terceiros; e as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora. A lei veda expressamente a dedução de cotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos, de despesas de arrendamento e de despesas de locomoção e transporte. Toda despesa precisa ser comprovada por documento idôneo, com identificação do adquirente, e as deduções do mês não podem exceder a receita do mês, com o excesso aproveitado nos meses seguintes até dezembro.

O Manual de 2026 desce ao detalhe, item por item. Entre as despesas que a Receita aceita como dedutíveis:

Salários, férias e 13º pelo valor líquido, com FGTS, INSS do empregado e patronal e IRRF escriturados

separadamente; bolsa de estágio; verbas rescisórias; vale-transporte, uniformes e outros pagamentos previstos em convenção coletiva; vale-refeição, vale-alimentação e plano de saúde quando oferecidos a todos os funcionários.

Aluguel do imóvel, de equipamentos, de mobiliário e de sistema usado na prestação do serviço;

condomínio e IPTU do local da atividade; água, energia, telefone e internet.

Material de escritório, suprimentos de informática, material gráfico, higiene e limpeza; serviços de

informática, limpeza, vigilância, carro-forte e central telefônica; serviços contábeis; serviços advocatícios quando necessários à atividade.

Contribuição obrigatória a associação, sindicato ou entidade de classe; livros e periódicos da área;

congressos e seminários ligados à atividade.

O ISS pago pelo titular, quando não cobrado do usuário.

E entre as que a Receita não aceita:

Aquisição de bens duráveis: imóvel, veículo, equipamento, mobiliário, e também programas e aplicativos

comprados (aluguel de sistema pode; compra de software não).

Depreciação, arrendamento, locomoção e transporte, estacionamento, aluguel de garagem, locação de

veículo.

Consultorias, seguros diversos, seguro de vida e previdência dos funcionários, plano de saúde do

próprio titular ou oferecido só a alguns funcionários, TV a cabo, material de copa.

Multas de qualquer natureza, prejuízos por desfalque ou furto, valores pagos por liberalidade,

mensalidades de associações sem previsão de pagamento obrigatório.

O próprio carnê-leão, as quotas do imposto de renda, juros e parcelamento de imposto de renda, e

provisões contábeis.

A lógica que atravessa a lista: dedutível é o que foi pago, é necessário para o cartório funcionar e tem documento. O que é investimento, o que é pessoal e o que não tem nota fica de fora. O erro mais comum, segundo a jurisprudência do CARF citada no Manual, é o recibo sem identificação: tíquete de caixa e recibo não identificado não comprovam despesa.

Repasses obrigatórios e compensação por atos gratuitos

Parte do que o cartório recebe não fica com o titular: são repasses a fundos, ao Tribunal de Justiça, a centrais de serviços e ao Estado. A Receita Federal trata esses valores de duas formas, e a diferença está em como eles aparecem no recibo do usuário.

Quando o repasse está incluído no valor dos emolumentos, ele é rendimento tributável no mês do recebimento e, ao ser repassado, vira despesa necessária, dedutível no livro-caixa. Foi o que a Solução de Consulta Cosit 94/2020 decidiu para o fundo de compensação do registro civil, e o Manual estende o raciocínio às contribuições aos fundos de integração e aos repasses de atos gratuitos e de títulos postergados. O efeito líquido no imposto é zero, mas os dois lançamentos precisam existir.

Quando o valor é cobrado à parte, como acréscimo ao emolumento, ele não é rendimento tributável e não gera dedução. A Taxa de Fiscalização Judiciária de Minas Gerais, cobrada junto com os emolumentos e destinada ao Estado, é o caso típico a conferir: o tratamento no livro-caixa depende de como ela é demonstrada no recibo e recolhida, e vale alinhar com o contador para os dois lançamentos (ou nenhum) ficarem coerentes com o que a Corregedoria e a Receita cruzam. Os valores dos títulos liquidados em cartório de protesto, por sua vez, não são receita do cartório e não entram no livro-caixa; o repasse ao credor também não é despesa.

A compensação por atos gratuitos, paga pelos fundos estaduais ao registrador civil pelos registros de nascimento e óbito gratuitos, é rendimento tributável. O STJ decidiu isso no REsp 1.465.592/RS, e o fundo pagador retém imposto na fonte. O valor recebido entra no carnê-leão e na declaração como rendimento com retenção, e a Receita cruza o que o fundo informou com o que o titular declarou.

Escreventes e auxiliares: CLT, INSS e as obrigações do CNPJ

O art. 20 da Lei 8.935 autoriza o titular a contratar escreventes e auxiliares como empregados, sob o regime da legislação do trabalho. Escreventes e auxiliares são segurados empregados do Regime Geral de Previdência Social, inclusive os admitidos antes de 1994 que não optaram pelo regime celetista, conforme a Súmula CARF 194. O titular, por sua vez, é contribuinte individual, e contribui sobre a própria remuneração.

Isso significa que o cartório tem folha de pagamento igual à de qualquer empregador: salário, férias, 13º, FGTS, contribuição patronal, eSocial e DCTFWeb no CNPJ da serventia. O custo real de cada contratação segue a mesma conta de quanto custa um funcionário CLT, com a diferença de que, no cartório, toda essa despesa é dedutível no livro-caixa do titular.

As obrigações acessórias do CNPJ da serventia, segundo o Manual, incluem o eSocial e a DCTFWeb (folha e contribuições), a EFD-Reinf (retenções na fonte feitas pelo cartório, inclusive as de pagamentos a prestadores de serviço, tema de retenção na fonte para prestador de serviço), a DOI para os cartórios de registro de imóveis e notas (operações imobiliárias) e o SINTER. Na pessoa física, o titular entrega a DIRPF com o livro-caixa.

Um cuidado específico do segmento: o substituto e o escrevente autorizado praticam atos com fé pública delegada pelo titular, mas continuam empregados. Substituto “sem vínculo”, remunerado por fora, é um dos achados mais frequentes de fiscalização, com reflexo previdenciário e trabalhista.

ISS em Belo Horizonte: 5% sobre os emolumentos

Os serviços de registros públicos, cartorários e notariais estão no subitem 21.01 da lista de serviços do ISS. Em Belo Horizonte, a Lei 8.725/2003 trata deles em dois dispositivos. O art. 13-A define a base de cálculo: o valor dos emolumentos dos atos notariais e de registro praticados, excluída a Taxa de Fiscalização Judiciária do Estado de Minas Gerais cobrada junto com os emolumentos, e incluídos os valores recebidos como compensação de atos gratuitos e complementação de receita mínima. A lei permite deduzir da base os valores recolhidos pelo próprio cartório, calculados sobre a receita de emolumentos, destinados a esses fundos de compensação e complementação.

A alíquota é de 5%, a regra geral do inciso IV do art. 14 da Lei 8.725/2003 para os serviços que não estão nas faixas reduzidas. Até abril de 2014, o subitem 21.01 tinha alíquota própria de 2% em Belo Horizonte, mas a Lei 10.692/2013 reescreveu o art. 14 e eliminou essa faixa: pela tabela oficial de alíquotas da Prefeitura, os serviços de registros públicos, cartorários e notariais pagam 2% até 30/04/2014 e 5% a partir de 01/05/2014. Material antigo ainda circula com o percentual revogado, e vale conferir se a apuração da serventia não ficou presa a ele. O imposto é mensal, apurado sobre os emolumentos do mês, e o ISS pago pelo titular, quando não repassado ao usuário, é despesa dedutível no livro-caixa, conforme a Solução de Consulta Cosit 210/2021.

Fora de Belo Horizonte, cada município tem a própria lei, e a alíquota e a base podem ser outras. Cartório de cidade da região metropolitana precisa conferir a legislação local antes de aplicar o que vale na capital.

O Manual da Receita de 2026, o Livro Digital e a contabilidade para cartórios daqui para a frente

O Manual de Orientação Tributária para Cartórios, versão 1.0 de abril de 2026, é resultado do Projeto Cartórios da Receita Federal, que desde 2021 recebe dados dos tribunais de justiça (emolumentos por serventia) e dos fundos de compensação, e cruza tudo com o que cada titular declara. O próprio Manual descreve os três cruzamentos principais: emolumentos recebidos, compensação por atos gratuitos e despesas do livro-caixa. É por isso que o segmento aparece com frequência nas malhas da pessoa física.

O documento tem 143 páginas, com sumário ativo, e reúne a legislação, as soluções de consulta, a jurisprudência do CARF e as decisões do STF e do STJ sobre cada tema, item por item das despesas dedutíveis e não dedutíveis. É a referência mais completa disponível e vale ser lida pelo gerente administrativo da serventia junto com o contador.

A motivação declarada da publicação é o Livro Digital, obrigação em estudo pela Receita em parceria com a Corregedoria Nacional de Justiça, que vai integrar em um só sistema o livro-caixa exigido pela Receita e o Livro Diário Auxiliar de Receitas e Despesas exigido pelas Corregedorias. Hoje os dois livros convivem e a Receita não aceita que o livro da Corregedoria substitua o livro-caixa. Quando o Livro Digital entrar em vigor, a escrituração passará a ser uma só, com a Receita e a Corregedoria lendo os mesmos dados. Quem mantém os dois livros coerentes desde já não terá o que ajustar.

Um ponto que não está no Manual e que o titular de alta renda deve avaliar com o contador é o efeito da Lei 15.270/2025, que criou a tributação mínima para rendimentos elevados a partir de 2026. O alcance sobre rendimentos já tributados pela tabela progressiva no carnê-leão precisa ser conferido caso a caso.

Erros que geram autuação

O Manual dedica um capítulo aos riscos da não conformidade, e os casos que ele descreve se repetem:

Caixa misturado. Conta pessoal recebendo emolumentos ou pagando despesas da serventia, sem

escrituração. A Receita recebe os emolumentos por serventia direto do Tribunal de Justiça; o que não aparece no livro-caixa vira omissão de rendimento.

Despesa sem nota ou com recibo sem identificação. Dedução glosada e imposto lançado com multa de

ofício.

Investimento lançado como despesa. Computador, mobiliário e software comprados não são dedutíveis.
Carnê-leão pago só na declaração. Multa isolada de 50% sobre o que deixou de ser recolhido no mês.
Compensação por atos gratuitos fora da declaração. A Receita cruza com o fundo pagador.
Substituto ou escrevente sem vínculo. Reflexo previdenciário, trabalhista e disciplinar.

Nos casos mais graves, com dolo, o Manual lista multa qualificada, representação fiscal para fins penais e representação por improbidade, além da comunicação à Corregedoria. Na outra ponta, quem regulariza antes de ser fiscalizado, o que o Manual chama de regularização espontânea, paga o imposto com juros e sem a multa de ofício.

É titular, substituto ou interino de cartório em Belo Horizonte ou região? A PBA Contabilidade revisa o livro-caixa dos últimos doze meses, confere o carnê-leão, a folha dos escreventes e o ISS, e organiza a escrituração para o Livro Digital antes da declaração de 2027.