Como trocar de contador: 6 passos, os documentos e a melhor época

9 de novembro de 2026
Bruno Freitas

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Como trocar de contador sem perder prazo nem documento é uma dúvida comum de quem cresceu, mudou de atividade ou simplesmente deixou de ser bem atendido. A resposta curta: contrate o novo escritório, avise o atual por escrito respeitando o aviso prévio do contrato, defina a data de corte e peça a devolução de livros, declarações, folha, guias e acessos. A troca termina com o distrato, que registra o que foi entregue e onde termina a responsabilidade de cada um.

Não existe um prazo legal único para a mudança. A norma do Conselho Federal de Contabilidade que trata do assunto, a Resolução CFC 1.590/2020, deixa o prazo de devolução dos documentos para o próprio distrato. Por isso, o que define o ritmo da troca é o contrato que a empresa assinou e a organização com que ela conduz a transição.

Como trocar de contador, em resumo

Para trocar de contador, a empresa contrata o novo escritório, avisa o atual por escrito dentro do aviso prévio previsto no contrato, combina a data de corte (o mês a partir do qual o novo responde), pede a devolução de livros contábeis, declarações entregues, arquivos de folha, guias pagas e acessos, e formaliza o fim da relação com o distrato, que lista o que foi devolvido.

Esse é o roteiro que se sustenta na regra do CFC. A Resolução 1.590/2020 obriga o contrato escrito, exige que ele tenha uma cláusula de rescisão com prazo de aviso prévio e torna obrigatório o distrato quando a relação termina. O mesmo texto diz que o contador que sai precisa avisar o novo sobre os fatos que ele deve conhecer, como uma fiscalização em andamento ou um parcelamento ativo.

Na prática, quase todo problema de troca nasce de dois esquecimentos: não fixar a data de corte e não pedir a lista de documentos por escrito. Os dois aparecem no passo a passo mais abaixo.

Sinais de que é hora de trocar de contador

A decisão raramente vem de um único erro. Ela costuma vir de um padrão que se repete, e vale olhar para ele com frieza antes de mudar.

O primeiro sinal é a empresa descobrir problemas pelo lado de fora. Multa por declaração atrasada, guia que chega com valor diferente do esperado ou uma certidão negativa travada sem que ninguém tenha avisado antes. Quando a certidão é negada por pendência que o escritório deveria ter acompanhado, o custo aparece numa licitação perdida ou num financiamento atrasado. O artigo sobre o que trava a certidão negativa de débitos da empresa mostra como essas pendências se acumulam.

O segundo é a falta de informação para decidir. Se o empresário só recebe guias para pagar e nunca recebe um balancete, um fluxo de caixa ou uma explicação sobre por que o imposto subiu, a contabilidade está cumprindo obrigação, não apoiando a gestão. A diferença entre fluxo de caixa e DRE é um bom teste: o escritório consegue explicar os dois números da sua empresa?

O terceiro é a empresa ter mudado e o serviço não. Quem abriu com dois sócios e hoje tem funcionários, filial ou faturamento maior precisa de outro tipo de acompanhamento. A Reforma Tributária, que começa a cobrar a CBS em 2027, aumenta essa distância: quem não recebeu nenhuma orientação sobre o assunto até agora tem um bom motivo para questionar o serviço.

Demora para responder, troca constante de quem atende e erros repetidos na folha completam a lista. Nenhum desses sinais isolado obriga a mudar, mas dois ou três juntos costumam indicar que a relação não acompanha mais a empresa.

Qual a melhor época para trocar de contador?

A troca pode acontecer em qualquer mês, mas a virada do ano é a mais limpa. O motivo está em duas regras da Resolução CFC 1.590/2020.

A primeira é o artigo 10: o contador que sai continua responsável pelas obrigações acessórias (declarações e escriturações) de todo período que tenha corrido durante o contrato, mesmo que o vencimento caia depois do fim do contrato, salvo combinação diferente. A segunda é o parágrafo único do artigo 9º: cabe a ele também elaborar as demonstrações contábeis do período em que foi responsável, também salvo previsão em contrário no distrato.

Com a data de corte em 31 de dezembro, o desenho fica simples. O escritório antigo fecha o ano inteiro, inclusive a folha de dezembro e as declarações de 2026 que vencem em 2027, e o novo começa do zero em janeiro, com um ano novo para organizar. Por isso novembro e dezembro são a melhor janela para decidir: ainda há tempo de cumprir o aviso prévio e de combinar a entrega antes de o novo ano começar.

Trocar no meio do ano também é possível. A diferença é que o período fica dividido: o contador antigo responde até o mês do corte, o novo responde dali em diante, e a contabilidade daquele ano passa a ter duas mãos. Isso exige mais cuidado com os saldos de abertura e com quem assina o quê, e é justamente aí que a data de corte escrita no distrato evita discussão.

Como trocar de contador em 6 passos

O roteiro abaixo vale para empresa de qualquer regime tributário. A ordem importa, principalmente nos três primeiros passos.

1. Leia o contrato atual. Procure a cláusula de rescisão e o prazo de aviso prévio. Pela Resolução CFC 1.590/2020, todo contrato de serviços contábeis precisa ter essa cláusula, e é ela que define quando o atual escritório deixa de responder. Se o contrato prevê, por exemplo, 30 dias de aviso, o planejamento parte daí. Se não houver contrato escrito, a troca continua possível, mas a conversa sobre prazos fica mais difícil.

2. Contrate o novo escritório antes de avisar o antigo. Assim a empresa não fica um único mês sem responsável técnico. O novo contador também ajuda a montar a lista de documentos, porque sabe o que vai precisar para assumir.

3. Defina a data de corte. É o mês a partir do qual o novo contador responde por tudo: folha, apuração de impostos, notas, declarações. Até ali, o antigo cuida das obrigações daquele período, pela regra do art. 10 da Resolução 1.590. Escrever essa data no aviso e no distrato elimina a dúvida mais comum da troca: de quem é a declaração do mês em que tudo mudou.

4. Avise o contador atual por escrito. E-mail com confirmação de leitura ou carta protocolada servem. O aviso informa a data de corte e já traz a lista de documentos e acessos que a empresa quer receber.

5. Assine o distrato. A resolução do CFC torna o distrato obrigatório ao fim da relação. Ele precisa registrar a cessação das responsabilidades de cada parte, a obrigação da empresa de receber seus documentos e a forma e o prazo de devolução dos livros, documentos e arquivos eletrônicos. No mercado, esse documento ainda é chamado de termo de transferência de responsabilidade técnica, e alguns conselhos regionais usam esse nome em formulários próprios. O que importa é que ele liste, item por item, o que foi devolvido.

6. Troque os acessos e os cadastros. Cancele as autorizações de acesso do escritório antigo nos portais do governo, cadastre as do novo e atualize o contador responsável nos cadastros que guardam essa informação, como a inscrição estadual de quem tem uma e os sistemas da prefeitura. A seção seguinte detalha o que pedir e o que trocar.

Checklist de documentos e acessos para trocar de contador

A Resolução CFC 1.590/2020 fala em devolução de “livros contábeis e auxiliares, documentos e arquivos das obrigações fiscais entregues ao Fisco, inclusive os arquivos eletrônicos”. Traduzido para a rotina de uma empresa pequena ou média, a lista que vale pedir por escrito é esta:

livros Diário e Razão, balancetes e demonstrações contábeis dos últimos exercícios, com os arquivos da escrituração digital
folha de pagamento, arquivos e recibos do eSocial, informações de férias, rescisões e afastamentos de cada funcionário
guias de impostos pagas e comprovantes, com os parcelamentos ativos e o saldo de cada um
declarações entregues e seus recibos, federais, estaduais e municipais
contrato social, alterações, alvarás e licenças que estejam com o escritório
relação de pendências conhecidas: fiscalizações, intimações, débitos em discussão, prazos que vencem logo depois do corte
lista de todos os acessos que o escritório usava em nome da empresa: portais da Receita, da prefeitura, do estado, da Junta Comercial e de bancos

O último item é o que mais se esquece. O escritório antigo pode ter autorização de acesso ao e-CAC, login em sistemas da prefeitura ou cópia do certificado digital da empresa. As autorizações de acesso da Receita valem por até cinco anos, ou pelo prazo definido por quem as concede, e são canceladas pelo próprio portal da Receita, no serviço Cadastrar ou cancelar procuração para acesso ao e-CAC. Fazer essa revisão no mês do corte evita que alguém de fora da empresa continue vendo dados fiscais depois que o contrato acabou.

Quanto ao certificado digital, ele pertence à empresa, não ao escritório. Se o contador antigo guardava o arquivo do certificado, o caminho mais seguro é pedir a revogação à certificadora e emitir um novo, em vez de apenas pedir a devolução do arquivo.

Quem entrega as declarações do mês da troca?

Essa é a pergunta que mais gera conflito, e a norma do CFC responde. Pelo art. 10 da Resolução 1.590/2020, cabe ao contador que sai cumprir as obrigações acessórias cujo período tenha corrido durante o contrato, ainda que o prazo de entrega seja posterior ao fim do contrato. A exceção é uma cláusula contratual que diga o contrário.

Um exemplo ajuda. Uma empresa define a data de corte em 31 de dezembro. As declarações referentes a dezembro, que vencem em janeiro, ficam com o escritório antigo, e o mesmo vale para as declarações anuais de 2026. O novo contador começa pelas obrigações de janeiro de 2027. Se a empresa preferir outra divisão, por exemplo, que o novo escritório assuma também o fechamento do ano, isso precisa estar escrito no distrato.

Além disso, o contador que sai tem o dever de informar o substituto sobre os fatos que ele deve conhecer. Está na própria Resolução 1.590 (art. 8º) e também no Código de Ética da profissão, a NBC PG 01. Uma intimação recebida na semana anterior ao corte, por exemplo, precisa chegar ao novo escritório.

E se o contador antigo não entregar os documentos?

O Código de Ética do contador é direto sobre isso. A NBC PG 01 proíbe o profissional de reter abusivamente livros, papéis ou documentos, inclusive arquivos eletrônicos, confiados à sua guarda, e cita expressamente a retenção feita para forçar o cliente a cumprir obrigações contratuais. Ou seja, honorário em atraso não autoriza segurar documento da empresa: a dívida se cobra pelos meios normais, e os documentos são devolvidos.

O caminho, quando a entrega não acontece, tem três etapas:

1. Notificação por escrito, citando a data de corte, a lista de documentos e o prazo combinado no distrato ou no contrato. Guarde o comprovante de envio. 2. Denúncia ao Conselho Regional de Contabilidade do estado onde o profissional atua. Em Minas Gerais, o CRCMG recebe denúncias pelo canal de denúncia do próprio conselho, com a narrativa dos fatos e as provas, como a notificação sem resposta. 3. Via judicial, com orientação de advogado, quando a falta dos documentos começa a gerar prejuízo concreto, como uma declaração que não pode ser entregue.

Enquanto isso, a empresa não fica parada. Boa parte das informações pode ser reconstituída pelo novo contador a partir dos próprios sistemas do governo, que guardam declarações entregues, guias emitidas e eventos do eSocial. Não é o ideal, mas impede que o mês seguinte ao corte fique sem entrega.

Empresas de Belo Horizonte: o que conferir na prefeitura

Em Belo Horizonte, a troca de contador tem dois pontos de atenção na prefeitura, ambos ligados ao ISS.

O primeiro é a nota fiscal de serviço. A cidade migrou para o Emissor Nacional da NFS-e, e hoje as notas de serviço saem por ele. A empresa precisa saber quem tem login no emissor em nome dela e garantir que o novo escritório consiga consultar as notas emitidas e recebidas, porque elas são a base da apuração do ISS.

O segundo é o BHISS Digital, onde continua sendo emitida a guia do ISS próprio e onde é entregue a DES, quando a empresa precisa entregá-la. Desde 2023, o representante da empresa cadastrado na prefeitura pode fazer o próprio cadastro de usuário no BHISS, desde que tenha conta gov.br nível prata ou ouro, segundo a Prefeitura de Belo Horizonte. Ter esse acesso em nome da empresa, e não só nas mãos do escritório, torna qualquer troca futura muito mais simples.

Para sociedades de profissionais com ISS fixo e para quem sofre retenção de ISS, vale pedir ao contador antigo o histórico das guias e das retenções do ano. O artigo sobre o ISS em Belo Horizonte explica as alíquotas, o ISS fixo e a retenção, e ajuda a conferir se o que foi recolhido bate com o que a empresa fatura.

Dúvidas comuns na troca

Quanto tempo leva para trocar de contador?

Depende do aviso prévio do contrato e do prazo de devolução combinado no distrato. Não existe prazo fixado em lei ou em norma do CFC para a entrega dos documentos. Com a decisão tomada com antecedência e a data de corte na virada de um mês, a transição costuma caber dentro do próprio aviso prévio do contrato.

Preciso avisar a Receita Federal?

Não há um comunicado específico de troca de contador a fazer. O que precisa mudar são os acessos: cancelar as autorizações do escritório antigo no portal da Receita e cadastrar as do novo, além de atualizar o contador responsável nos cadastros que guardam essa informação.

O contador antigo pode cobrar para entregar os documentos?

Ele não pode condicionar a devolução de documentos da empresa ao pagamento de honorários atrasados, porque o Código de Ética proíbe exatamente isso. Serviços extras que não estavam no contrato, como montar um relatório especial para o novo escritório, são outra conversa e dependem do que as partes combinarem.

Antes de decidir

Trocar de contador é uma decisão de gestão, não só de preço. Antes de mudar, vale saber o que a empresa espera do novo escritório: entregar as obrigações no prazo, explicar os números ou ajudar a planejar 2027, que já começa com a CBS. Se a sua empresa está avaliando essa mudança e quer conversar sobre o que precisa ser feito, a equipe da PBA está à disposição pela página de contato.