Quanto custa um funcionário CLT é a pergunta que aparece quando o negócio começa a crescer e o dono percebe que não consegue mais dar conta sozinho. A resposta curta é que o salário costuma representar entre 60% e 75% do custo total, dependendo do regime tributário da empresa. Um salário de R$ 2.000, na prática, sai por algo entre R$ 2.650 e R$ 3.350 por mês.
A resposta longa é mais útil, porque a faixa é larga e o que a define não é o salário, é o regime tributário e o setor. Duas empresas que contratam a mesma pessoa, pelo mesmo salário, podem ter custos mensais com diferença de mais de R$ 600.
Este artigo abre a conta item por item, mostra o cálculo completo para um salário de R$ 2.000 em três cenários diferentes e trata do custo que quase ninguém provisiona: a rescisão.
O salário é só o começo: o mapa dos encargos
O custo de um funcionário se divide em três blocos, e confundir os três é o que faz a conta dar errado.
O primeiro bloco é a remuneração, que inclui o salário e tudo que é pago diretamente ao empregado ao longo do ano: férias com o adicional de um terço e décimo terceiro. Como esses dois valores são devidos anualmente mas gerados mês a mês, o correto é provisionar, não esperar dezembro para descobrir que falta dinheiro.
O segundo bloco é o dos encargos sobre a folha, recolhidos pela empresa e que não chegam ao bolso do trabalhador: FGTS, contribuição previdenciária patronal, RAT e contribuições a terceiros. É aqui que o regime tributário faz a diferença, porque nem toda empresa recolhe todos eles.
O terceiro bloco é o dos benefícios e custos acessórios: vale-transporte, vale-refeição ou alimentação, plano de saúde, seguro de vida. Esses variam conforme a convenção coletiva da categoria e não podem ser estimados por média nacional, porque a CCT da categoria manda, e ela muda de setor para setor e de cidade para cidade.
O artigo trata dos dois primeiros blocos em detalhe, porque são os que seguem regra geral. O terceiro precisa ser levantado na convenção coletiva aplicável ao seu caso.
O que provisionar todo mês
Três valores nascem todo mês e são pagos depois. Não provisioná-los é a origem mais comum do aperto de caixa em dezembro e da surpresa em uma demissão.
Férias com um terço: 11,11% ao mês. O empregado adquire o direito a um mês de férias a cada doze trabalhados, o que dá 1/12, ou 8,33%. Somando o adicional constitucional de um terço, chega-se a 11,11% da remuneração por mês.
Décimo terceiro: 8,33% ao mês. Também 1/12 da remuneração, sem adicional.
Multa rescisória do FGTS: cerca de 4% ao mês. Em uma demissão sem justa causa, a empresa paga multa de 40% sobre o saldo do FGTS depositado. Como o FGTS é de 8%, provisionar 40% desse depósito equivale a algo perto de 3,8% da remuneração ao mês. Não é obrigatório provisionar contabilmente em toda situação, mas é altamente recomendável do ponto de vista de caixa, porque a demissão raramente acontece no mês em que a empresa está sobrando dinheiro.
Um detalhe técnico que muda o total e costuma ser esquecido: o FGTS incide também sobre as férias e sobre o décimo terceiro. Ou seja, a base de cálculo dos encargos não é o salário, é a remuneração já acrescida das provisões. Calcular 8% apenas sobre o salário subestima o custo.
Quanto custa um funcionário CLT em cada regime tributário
Este é o ponto que separa uma estimativa útil de um chute, e ele tem três cenários distintos.
Simples Nacional, Anexos I, II, III e V. A contribuição previdenciária patronal está embutida na alíquota do DAS e não é recolhida em separado. A base é o art. 13, inciso VI, da Lei Complementar nº 123/2006, combinado com o art. 18, § 5º-C. Na prática, a empresa desses anexos recolhe FGTS e provisiona férias e décimo terceiro, mas não paga os 20% de INSS patronal à parte. É a estrutura de contratação mais barata entre os regimes, e por uma margem grande.
Simples Nacional, Anexo IV. Aqui está a exceção que pega muita gente de surpresa. Atividades como construção civil, limpeza, conservação e vigilância se enquadram no Anexo IV, e nesse anexo a contribuição previdenciária patronal não está incluída no DAS. Ela é recolhida à parte, conforme a legislação aplicável aos demais contribuintes, o que significa 20% mais o RAT. Uma empresa do Anexo IV tem custo de folha bem mais próximo do Lucro Presumido do que do restante do Simples.
Lucro Presumido e Lucro Real. A empresa recolhe a contribuição previdenciária patronal de 20% sobre a folha, prevista no art. 22, inciso I, da Lei 8.212/1991; o RAT, de 1% a 3% conforme o grau de risco da atividade, ajustado pelo FAP, previsto no inciso II do mesmo artigo; e as contribuições a terceiros, o chamado Sistema S, que somam em torno de 5,8% para a maioria das atividades.
Uma distinção que vale registrar porque circula errada com frequência: empresas do Simples são dispensadas das contribuições a terceiros, e essa dispensa alcança também o Anexo IV, por força do art. 13, § 3º, da LC 123/2006. O Anexo IV recolhe a previdenciária patronal em separado, mas não recolhe os 5,8% de terceiros. Aplicar os dois é um erro que infla a conta em quase 6% da folha.
Se a sua empresa está justamente decidindo entre regimes, a comparação entre Lucro Presumido e Lucro Real trata do outro lado dessa mesma decisão, o do faturamento.
Exemplo na prática: um salário de R$ 2.000
Os percentuais ficam abstratos até virarem dinheiro. Abaixo, o mesmo salário de R$ 2.000 nos três cenários, sem benefícios, que dependem da convenção coletiva.
Em todos os casos, a remuneração provisionada é a mesma:
| Item | Percentual | Valor |
|---|---|---|
| Salário | 100% | R$ 2.000,00 |
| Provisão de férias com um terço | 11,11% | R$ 222,20 |
| Provisão de décimo terceiro | 8,33% | R$ 166,60 |
| Remuneração provisionada | R$ 2.388,80 |
A partir daí, os encargos mudam conforme o regime:
| Encargo | Simples I, II, III e V | Simples Anexo IV | Lucro Presumido ou Real |
|---|---|---|---|
| FGTS (8%) | R$ 191,10 | R$ 191,10 | R$ 191,10 |
| INSS patronal (20%) | não se aplica | R$ 477,76 | R$ 477,76 |
| RAT (2%, exemplo) | não se aplica | R$ 47,78 | R$ 47,78 |
| Terceiros (5,8%) | não se aplica | não se aplica | R$ 138,55 |
| Provisão da multa de 40% do FGTS | R$ 76,44 | R$ 76,44 | R$ 76,44 |
| Custo mensal total | R$ 2.656,34 | R$ 3.181,88 | R$ 3.320,43 |
| Multiplicador sobre o salário | 1,33 | 1,59 | 1,66 |
A diferença entre o primeiro e o último cenário é de R$ 664 por mês, quase R$ 8 mil por ano, para exatamente a mesma pessoa fazendo exatamente o mesmo trabalho.
Três ressalvas honestas sobre a tabela. O RAT foi fixado em 2% apenas como exemplo: ele varia de 1% a 3% conforme o CNAE e ainda é multiplicado pelo FAP, que vai de 0,5 a 2,0 conforme o histórico de acidentes da empresa, então o número real pode ser bem diferente. Os benefícios não entram, e vale-transporte e vale-refeição costumam somar de R$ 300 a R$ 600 por mês dependendo da CCT. E custos indiretos como treinamento, tempo de adaptação, afastamentos e rotatividade não aparecem em tabela nenhuma, mas existem.
A rescisão que ninguém provisiona
O custo mensal é previsível. O custo de encerrar o contrato não, e é ele que costuma pegar a empresa desprevenida.
Em uma demissão sem justa causa, a empresa paga o saldo de salário, o aviso prévio (trabalhado ou indenizado, acrescido de três dias por ano de contrato a partir do segundo ano), as férias vencidas e proporcionais com o adicional de um terço, o décimo terceiro proporcional e a multa de 40% sobre todo o FGTS depositado durante o contrato.
O detalhe que assusta é que a multa incide sobre o saldo acumulado, não sobre o depósito do último mês. Um funcionário com três anos de casa e salário de R$ 2.000 acumulou algo em torno de R$ 6.800 de FGTS, e a multa sobre isso passa de R$ 2.700, pagos de uma vez. Somados aviso prévio e verbas proporcionais, a rescisão pode facilmente equivaler a dois ou três meses de custo do funcionário, desembolsados no mesmo mês.
É por isso que a provisão da multa faz diferença. Guardar cerca de 4% da remuneração todo mês transforma um choque de caixa em uma despesa já reservada. Empresas que não provisionam costumam adiar demissões necessárias por falta de dinheiro para demitir, o que é uma das situações mais caras em que um negócio pequeno pode entrar.
CLT ou PJ: onde cada modelo é legítimo
Diante desses números, a pergunta seguinte é quase automática: não sai mais barato contratar como PJ? A resposta exige separar economia legítima de risco caro.
A contratação de prestador de serviço pessoa jurídica é legítima quando a relação não tem os elementos do vínculo empregatício: subordinação, pessoalidade, habitualidade e onerosidade. Um profissional que atende vários clientes, define como executa o trabalho, não cumpre jornada determinada pela contratante e não é pessoalmente insubstituível está prestando serviço, e o contrato de PJ reflete a realidade.
O problema é o outro caso, o mais comum: a pessoa cumpre horário, se reporta a um gestor, trabalha exclusivamente para uma empresa e não pode mandar outra pessoa no lugar dela, mas emite nota como PJ. Aí não existe economia, existe passivo. Reconhecido o vínculo, a empresa paga retroativamente tudo o que deixou de pagar, com encargos, juros e multa, e o valor costuma superar com folga a economia acumulada.
Para o sócio que retira dinheiro da própria empresa, a lógica é outra e vale entender separadamente a diferença entre pró-labore e distribuição de lucros, porque essa decisão tem regra própria e não se confunde com contratação de equipe.
Como planejar a contratação sem quebrar o caixa
Saber quanto custa um funcionário CLT resolve metade da decisão. A outra metade é saber se o negócio sustenta esse custo com folga, e aqui vale um critério prático em vez de uma fórmula.
O primeiro teste é de margem, não de faturamento. A pergunta correta não é “o meu faturamento cobre R$ 3.300 por mês”, é “a minha margem de contribuição cobre R$ 3.300 por mês depois de todos os custos variáveis”. Contratar contra faturamento bruto é como confundir caixa com lucro.
O segundo é de fôlego. Uma contratação deve caber no caixa mesmo em um mês ruim, não apenas na média. Se o custo do funcionário só fecha no melhor mês do trimestre, a contratação vai gerar atraso em outra conta no primeiro mês fraco.
O terceiro é de retorno esperado. Contratação boa se paga: libera o dono para vender, aumenta a capacidade de entrega, reduz erro que custa dinheiro. Vale escrever antes o que se espera que a pessoa destrave e quando, para poder avaliar depois com honestidade.
E vale lembrar que contratar traz obrigações acessórias junto, não só custo. Admissão, alterações e desligamento têm prazo de envio no eSocial, e o descumprimento tem multas do eSocial que valem conhecer antes de assinar a carteira, não depois.
Se você está avaliando a primeira contratação ou a expansão da equipe, o número que importa não é a média de mercado, é o da sua empresa, com o seu CNAE, o seu FAP e a sua convenção coletiva. Peça à PBA Contabilidade a simulação do custo real do funcionário no regime tributário da sua empresa antes de fechar a proposta salarial.
Fontes
- Brasil. Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, art. 13, inciso VI e § 3º, e art. 18, § 5º-C.
- Brasil. Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991, art. 22, incisos I e II.
- Receita Federal. Contribuição Previdenciária: Anexo IV do Simples Nacional.
- Brasil. Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943 (Consolidação das Leis do Trabalho), quanto a férias, décimo terceiro e verbas rescisórias.
